Geplaatst op
Wanneer je dagelijks materieel en voertuigen op de weg of de bouwplaats hebt, is stilstand door een tekort aan brandstof simpelweg geen optie. De motoren moeten draaien om projecten op tijd op te leveren en klanten tevreden te houden. Toch worstelen veel middelgrote en grote bedrijven met onoverzichtelijke kosten en administratieve chaos doordat zij afhankelijk zijn van wisselende brandstofpunten langs de route. Dit zorgt voor vertragingen, rondslingerende bonnetjes en een gebrek aan overzicht. In deze praktijkcase ontdek je hoe een gestructureerde aanpak en de keuze voor één vaste brandstofleverancier nederland zorgen voor efficiëntie, lagere kosten en meer grip op het wagenpark.
De situatie – afhankelijkheid van wisselende tankpunten
Stel je een regionaal transportbedrijf voor met een wagenpark van veertig vrachtwagens en bestelbussen. Elke ochtend vertrekken de chauffeurs naar verschillende bestemmingen door het hele land. Jarenlang was de ongeschreven regel dat chauffeurs zelf bepaalden waar en wanneer zij gingen tanken. Dit leek in eerste instantie een flexibele oplossing, maar in de praktijk bleek het een enorme bron van inefficiëntie.
De chauffeurs stonden regelmatig in de rij bij drukke openbare tankstations, wat kostbare tijd opslokte die eigenlijk aan ritten besteed had moeten worden. Wanneer voertuigen onnodig stationair draaien in de rij, zorgt dit niet alleen voor tijdverlies maar ook voor extra slijtage aan de motoren. Dit resulteerde jaarlijks in duizenden euro’s aan onnodige onderhoudskosten die voorkomen hadden kunnen worden. Bovendien was er geen centraal beleid voor de inkoop van brandstofbedrijfsvoertuigen. Iedere chauffeur rekende af tegen de lokale pompprijs, die sterk varieerde per locatie. Dit gebrek aan controle maakte het vrijwel onmogelijk om de maandelijkse uitgaven nauwkeurig te voorspellen.
Daarnaast ontbrak het aan een gestroomlijnd proces voor het brandstofbestellen voor bedrijf en materieel op eigen terrein. Het bedrijf had wel een kleine thuistankinstallatie, maar deze werd pas bijgevuld wanneer een medewerker toevallig opmerkte dat de meter bijna op nul stond. Dit reactieve beleid leidde meer dan eens tot acute tekorten, waardoor voertuigen onverwacht stilstonden en de planning volledig in de war raakte.
De uitdaging – inefficiëntie en onoverzichtelijke administratie
De grootste pijnpunten manifesteerden zich echter pas aan het einde van de maand op de financiële afdeling. De administratie ontving wekelijks honderden losse tankbonnetjes die handmatig moesten worden ingevoerd en gecontroleerd. Vaak ontbraken er bonnetjes, waren ze onleesbaar geworden of werden ze pas weken later ingeleverd. Dit zorgde voor een enorme administratieve last en vertraagde de btw-teruggave aanzienlijk. Daarnaast zorgde het ontbreken van een vaste tankpas voor frustratie bij de chauffeurs, die soms zelf bedragen moesten voorschieten wanneer een specifieke locatie hun reguliere betaalmiddel niet accepteerde.
Naast de papieren chaos ontbrak het aan structureel wagenparkbeheerbrandstof. De directie had geen inzicht in het daadwerkelijke verbruik per voertuig of per chauffeur. Hierdoor was het onmogelijk om afwijkingen, zoals ongewoon hoog verbruik of mogelijke fraude, tijdig te signaleren. Het bedrijf had dringend behoefte aan een professioneel tankkaartsysteem voor transportbedrijven om deze blinde vlekken weg te nemen.
Om de logistieke operatie te stroomlijnen, zocht het bedrijf naar praktische handvatten om de controle terug te krijgen. Het implementeren van handige tips voor transport was een goede eerste stap om de ritten beter in te plannen, maar de kern van het probleem lag bij de inkoop en registratie. Er was een fundamentele verandering nodig om de operationele kosten structureel te verlagen en de administratieve druk te verlichten.
De aanpak – structuur door één vaste partner
De omschakeling begon met het zoeken naar een externe specialist die het volledige beheer kon centraliseren. Het bedrijf koos voor een samenwerking met N. van Staveren B.V., een partij die bekendstaat om haar uitgebreide assortiment brandstof en smeerproducten van gerenommeerde merken. Door alles onder te brengen bij deze ene leverancier, werd de inkoop direct een stuk overzichtelijker.
Een cruciale stap in deze nieuwe aanpak was de implementatie van de Van Staveren Tankkaartwagenparkstructuur, ontworpen voor transparante kosten en beheer van wagenparken. Dit systeem verving alle losse bonnetjes en gaf de administratie via één digitaal portaal direct inzicht in het verbruik per voertuig. Om ook de werkplaats soepel te laten draaien, werd de afspraak gemaakt om periodiek smeermiddelenleveren te combineren met de reguliere bevoorrading. Hierdoor grepen de monteurs nooit meer mis tijdens het onderhoud.
Daarnaast introduceerde men een gestructureerd schema voor het brandstofleveren op de eigen bedrijfslocatie. Dankzij een snelle en betrouwbare levering van brandstof op elke locatie, zelfs direct op de bouwplaats, hoefden voertuigen niet meer om te rijden naar openbare tankstations. Deze werkwijze legde een sterke focus op kwaliteit en efficiëntie, waarbij N. van Staveren B.V. ook meedacht over opties voor schoner en efficiënter rijden.
Het resultaat – meer grip op transport en logistiek
Binnen drie maanden na de overstap waren de resultaten duidelijk meetbaar. De administratieve afdeling bespaarde wekelijks ruim tien uur aan handmatig invoerwerk, omdat alle transacties nu overzichtelijk op één verzamelfactuur stonden. Het handmatig brandstofbestellen behoorde tot het verleden, omdat de leverancier de voorraadniveaus van de thuistankinstallatie op afstand monitorde en automatisch aanvulde.
De operationele efficiëntie nam eveneens sterk toe:
- Chauffeurs bespaarden wekelijks uren doordat zij niet meer in de rij stonden bij openbare tankstations.
- Het brandstofverbruik daalde met vier procent dankzij beter inzicht in het rijgedrag per voertuig.
- De levering van specifieke producten zoals propaan en AdBlue verliep naadloos via hetzelfde distributienetwerk.
Uiteindelijk bracht de keuze voor één vaste leverancier de rust terug in de organisatie. Door het inkoopproces te centraliseren en te digitaliseren, kreeg het bedrijf volledige controle over de grootste variabele kostenpost. De directie heeft nu de data in handen om weloverwogen beslissingen te nemen over de toekomstige verduurzaming van het gehele wagenpark. Het materieel draait nu efficiënter dan ooit, wat direct bijdraagt aan een betere dienstverlening. Een gestructureerde aanpak van brandstofbeheer is dan ook een investering die zichzelf op meerdere fronten terugbetaalt.